Cómo escoger la mejor oficina

Cómo escoger la mejor oficina puede ser muy difícil debido a que tu decisión tendrá muchas repercusiones para tu negocio. Escoger el lugar equivocado puede costarte empleados o clientes. Además tienes que basar tu elección en las necesidades futuras de tu empresa, no sólo su situación actual.

Teniendo en cuenta que los propietarios prefieren condiciones de arrendamiento de tres a cinco años, los empresarios debes considerar estas preguntas para escoger la mejor oficina:

¿Hay espacio para mi empresa crezca?

Toda empresa debe tener en cuenta no sólo sus necesidades inmediatas, sino también el crecimiento y otros factores que podrían cambiar los requisitos de espacio en el transcurso del contrato de arrendamiento. Si no puedes permitirte el lujo de tener espacio extra para crecer, trata de negociar un plazo de arrendamiento más corto.

¿Es el lugar adecuado para mis empleados clave?

Considera donde viven tus empleados clave y si el espacio es conveniente para ellos. Un largo y costoso viaje puede empujarlos a buscar empleo en otros lugares.

¿La ubicación es conveniente para los clientes?

También quieres que tu oficina sea accesible a los clientes, ya que los costos de transporte están en aumento y puede que tus clientes no quieran hacer el viaje a tu oficina. Si dejas una ubicación urbana para tener un espacio más barato en los suburbios, considera si esos gastos van a compensar la posible pérdida de clientes. Incluso con Skype, es importante que las reuniones personales sean accesibles.

¿Compartir la oficina?

Compartir el espacio con otra empresa ahorra dinero, no sólo en la renta de la oficina, sino también en el costo de las zonas comunes, como cocina y baños. Para fines de referencia, es ideal compartir la oficina con negocios complementarios, como un arquitecto con un constructor o una empresa de relaciones públicas con un diseñador web.

¿Esta oficina esta enviando la señal correcta?

Piensa en la señal que deseas enviar al momento de escoger tu ubicación. Tu espacio de oficina será mucho más que una serie de cubículos; también es una señal a los demás de la cantidad de dinero que está haciendo la empresa. Tiene que ser un punto medio donde se refleje el estado financiero de la empresa.

¿Cuál es la situación de estacionamiento?

Es importante tener en cuenta la cantidad de lugares de estacionamiento disponibles en la ubicación que elegiste, así como el costo potencial para los empleados y clientes. Si el estacionamiento es chico, ¿hay un lugar donde los empleados pueden estacionarse o para que los clientes se estacionen en los espacios más convenientes? La negociación de tarifas especiales para empleados y validación de tickets de estacionamiento de los clientes son buenas ideas, pero necesitas agregarlo a tu presupuesto.

¿Hay costos ocultos que no estoy considerando?

Calcula el costo total de la renta del espacio, servicios públicos, costos de construcción, gastos de mudanza y otros costos que no son tan evidentes para que sepas el desembolso total.

¿Qué pasa si vendo mi empresa durante mientras el contrato de arrendamiento sigue vigente?

Si quieres vender tu empresa, asegúrate de que el contrato de arrendamiento sea claro acerca de la responsabilidad del dueño. Muchos contratos obligan a la empresa original y a sus propietarios a tener alguna responsabilidad si en el futuro el nuevo inquilino no funciona.

¿Qué tan seguros son el contrato de arrendamiento y la tasa de alquiler?

La última cosa que quiere es establecerte en un espacio, y luego encontrar al final de tu contrato de arrendamiento que el propietario esta rentando el espacio a alguien más o te esta subiendo la renta de una manera descomunal. Se sugiere que ten tu contrato de arrendamiento original, pongas la opción de renovar. Aunque las tasas de renta suelen ser negociadas en el momento de la renovación, también puedes poner en el contrato original una limitante de aumento de no más de 5%.

¿La oficina cumple con las reglas ADA?

Antes de elegir un edificio, asegúrate que el propietario es responsable de cumplir con el Americans with Disabilities Act. Por ejemplo, la ley establece que las puertas de las suites de oficina deben ser de al menos 32 pulgadas de ancho y requieren menos de cinco libras de fuerza para abrir, mientras que las alfombras en áreas abiertas al público deben de estar aseguradas al piso con una estaca de menos de la mitad una pulgada.